Dominios de problema usualmente cubiertos con software

From Software libre para los países en desarrollo

Las PyMEs de Guayaquil ya hacen, en su mayoría, uso de la informática como herramienta para simplificar y reducir el tiempo que toman algunas tareas.

Normalmente, las empresas inician el uso de la informática a través de la aplicación de software horizontal, y conforme van avanzando en tecnificación, comienzan a aplicar software en dominios de problema más verticales.

En este documento, analizaremos cada uno de los dominios de problema, y explicaremos de qué forma estos se convierten en dependientes del software, dentro de cualquier PyME que desee mantenerse competitiva.

Separadamente, en Aplicaciones frecuentemente usadas en PyMEs, analizaremos las aplicaciones propietarias que el mercado provee y que son más frecuentemente usadas en las PyMEs, junto con las alternativas idóneas originarias del movimiento de software libre.

Ofimática

La ofimática, de acuerdo a MSN Encarta, es el equipamiento que se utiliza para generar, almacenar, procesar o comunicar información en un entorno de oficina. En este contexto, removemos de este significado la palabra "comunicar" para ubicarla en su propia categoría (Internet).

Respecto de nuestra tesis, el software que permite realizar las actividades anteriormente expuestas se denominará software de ofimática. Entre las actividades más conocidas, tememos:

• Redacción de documentos, cartas y relacionados
• Preparación de hojas de cálculo
• Preparación de presentaciones

De todos los dominios de problema, la ofimática es probablemente el más importante, ya que es, tradicionalmente, el rubro en el que se obtienen más beneficios al aplicarlo. El reemplazo de la máquina de escribir y de las hojas de cálculo de papel no necesitan explicación -- los resultados de la aplicación de la ofimática en este dominio son claros.

Tal vez al hacer énfasis en la optimización de procesos de oficina mediante la ofimática nos olvidamos de otra consecuencia de su aplicación: la creación de nuevas formas de transmitir conocimiento. Cuando la creación de slides para presentaciones solían requerir horas de preparación y equipamiento especial, pocas personas se tomaban el tiempo de hacer uso de ellas. Hoy día, prepararse para transmitir una idea, condensada en N láminas, es trivial gracias a la aplicación de software de ofimática construido para hacer presentaciones. Similares efectos podemos observar en dominios de problema aparte de la ofimática.

Groupware

Como parte del dominio de problema ofimática, es importante reconocer la necesidad de la gestión de información personal (y, limitadamente hasta cierto punto, la información corporativa) en la forma del groupware. Groupware es el término comúnmente utilizado para describir las funciones de calendarización y gestión de información de contactos.

Internet

Satisfacer este punto es un factor clave de éxito. La gente realmente "se conoce sus Internets" -- muchas personas no saben ni siquiera cómo redimensionar o minimizar una ventana en su pantalla, pero no vacilan un segundo al navegar por la Internet.

El segundo fenómeno (que ha tomado a las PyMEs por sorpresa, hay que decirlo) es la Internet. Entre las formas más aceptadas de hacer uso de ella tenemos:

• la navegación de la Web y el uso de recursos públicamente disponibles en esta forma
• el uso del correo electrónico como medio para comunicación no-presencial y en tiempo diferido
• el uso de la mensajería instantánea para comunicación en tiempo real

La atención que este dominio de problema requiere es, por supuesto, alta, puesto que la dependencia de los negocios en general (y de las PyMEs por omisión) en la Internet únicamente crecerá.

Navegación de la Web

Toda PyME necesitará, tarde o temprano (y con extrema frecuencia), hacer uso de la Web como herramienta de trabajo. En nuestro País, varias instituciones, como el Instituto ecuatoriano de seguridad social y el Servicio de rentas internas ofrecen acceso mediante la Web a diversas herramientas de negocios. La adopción de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública hará que la navegación Web sea una habilidad necesaria en el ámbito laboral.

Por supuesto, es necesario recordar que la experiencia del usuario para la navegación de la Web es importante. Herramientas como Macromedia Flash y Sun Microsystems Java (ninguna de las cuales son software libre) son utilizadas frecuentemente por los desarrolladores Web para enriquecer las experiencias de usuario. Una solución basada en software libre debe tener en cuenta la experiencia del usuario.

Correo electrónico

De todas las aplicaciones de la Internet, el correo electrónico es la aplicación cuyo uso se encuentra más difundido. El fundamento del correo electrónico es sencillo: un usuario, titular de una casilla de correo, puede enviar a otro un documento (sencillo o multiparte) digital haciendo uso de un cliente de correo electrónico.

Hoy en día, existen múltiples proveedores de correo electrónico gratuito, y todos hacen disponible su servicio a los usuarios a través de clientes construidos por ellos basados en Web (HTTP/HTML/JavaScript). Esto contrasta con la práctica ejercida por los usuarios proficientes de correo electrónico -- el uso de un cliente separado de correo. Un cliente dedicado para el correo electrónico simplifica y agilita enormemente la utilización de este servicio, por lo cual consideramos que una solución basada en software libre debe cubrir este área.

Mensajería instantánea

La mensajería instantánea es el tercer servicio de Internet, y le pisa los talones al correo electrónico en cuanto a popularidad.

Puesto de forma sencilla, la mensajería instantánea provee dos grandes funciones a sus usuarios:

• contacto en tiempo real de mensajes de texto, transferencia de archivos, vídeo y audio conferencia
• información de presencia en tiempo real

Comencemos por lo menos obvio -- la presencia. La presencia es un concepto interesante: cuando conocemos el estado de nuestros colaboradores, afines u amigos, podemos tomar decisiones rápidamente a base de esta información. Por consiguiente, evitamos trabajo innecesario (llamadas telefónicas, correos electrónicos, averiguaciones).

La siguiente gran función va en complemento de la presencia en línea -- la comunicación en tiempo real. El contacto en tiempo real agilita enormemente la comunicación entre individuos y grupos de personas. Hoy ya no es necesario reunir a varias personas en una habitación para obtener resultados: siempre y cuando las ideas del grupo puedan exponerse textualmente o en multimedios de creación rápida y fácil, la mensajería instantánea solucionará el problema.

Gestión de bases de datos

Tal vez la porción más controversial (tanto en términos de alcance como en términos de aplicaciones) de esta tesis sea la gestión de bases de datos, puesto que tiende a asociarse usualmente con la sección inmediatamente posterior, titulada Dominios verticales.

Al referirnos a gestión de bases de datos, hacemos alusión únicamente a la gestión de información organizada de forma relacional, en estos dos dominios:

• Motores de bases de datos
• Aplicaciones de consulta y gestión de datos

Es un hecho conocido que la gran mayoría de servicios Web hacen uso de la extremadamente popular base de datos MySQL. MySQL ha levantado tanto revuelo en el sector, principalmente por:

• su sencillez, que tiene un impacto directo en la adopción de la misma por el sector de almacenamiento y alberge de páginas Web
• su rendimiento: MySQL es considerablemente veloz (a pesar de tender a bloquearse bajo situaciones de alta demanda)
• su adopción de estándares: MySQL tiene un nivel de cumplimiento de estándares suficiente para aplicaciones pequeñas y medianas

Esta historia no se repite en el mundo de las aplicaciones verticales (sector socorrido por bases de datos propietarias principalmente) puesto que sus características no se prestan para el uso en este sector:

• pobre integración con Microsoft Windows
• cero soporte (en versiones anteriores) para procedimientos almacenados (stored procedures)
• el dominio prácticamente completo del sector por Microsoft Jet (la tecnología de bases de datos de Microsoft Access) en aplicaciones pequeñas, y Oracle o Sybase en aplicaciones grandes

Dominios verticales

En la categoría de dominios verticales tenemos los dominios de problema que, por su naturaleza, difícilmente son resueltos con herramientas de propósito general (horizontales). Del mismo modo que una máquina especial en una fábrica requiere software particular (vertical) para operarse, una PyME suele requerir (en etapas posteriores de maduración informática) software vertical para suplir sus necesidades.

Conforme una PyME crece, la necesidad de software vertical se hace más patente, puesto que crece el volumen de transacciones y, consigo, crece el riesgo y la carga de trabajo. Como de costumbre, el software suele ser una gran forma de automatizar, evitar error humano y disminuir en gran medida la carga administrativa de trabajo.

Dentro de la categoría de software vertical, las PyMEs suelen aplicar soluciones de software a estos tres dominios:

• contabilidad
• facturación
• gestión de inventario

Contabilidad

Este dominio de problema particular consiste en la automatización de registros contables, la mayorización y el ajuste de cuentas contables.

Una PyME suele requerir, en añadidura a simples capacidades de registro, funciones de reportes que permitan auscultar el estado contable del negocio.

Facturación

La facturación es el proceso de emisión de facturas, notas de ventas y otros tipos de comprobantes de transacción previstos en la ley. Cuando una PyME habla de automatizar la facturación, usualmente implica la gestión de contabilidad en la conversación, puesto que la facturación es, con mucho, el generador de los mayores volúmenes de actividad contable.

Gestión de inventario

La gestión de inventario abarca todas las operaciones relacionadas con la manutención y supervisión de inventario. La mayor parte de soluciones verticales de contabilidad suelen disponer de módulos de contabilidad, puesto que la mayor parte de movimientos de inventario suele derivarse de la actividad de facturación.